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Association : une AG pendant la crise sanitaire ?

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Avec un contexte sanitaire toujours incertain, de nombreuses associations s’interrogent sur l’organisation de leur Assemblée générale (AG). Annuler ? Reporter son AG ? Comment et dans quelles conditions l’organiser ?

Pour plus d’informations , vous pouvez télécharger le document du Ministère de l’économie, des finances et de la relance du 4 janvier 2021

document du Ministère de l’économie, des finances et de la relance du 4 janvier 2021 février 2021 PDF - 366.5 ko
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Ces dispositions s’appliquent jusqu’au 1er avril 2021

Un fonctionnement assoupli

  • Dans le cadre d’un « couvre-feu » l’AG peut se dérouler à huit clos. L’AG se tient sans que les membres ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle mais seulement si, à la date de la convocation de l’assemblée ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres. Le procès-verbal de la réunion précise alors la mesure administrative dont il s’agit.
  • La visioconférence est possible. La prise de décision par consultation écrite et le vote par correspondance sont autorisés. Pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle doivent pouvoir être identifiés. Pour les décisions par consultation écrite ou vote par correspondance, le texte des décisions proposées, le bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information doivent être adressés à chacun des membres, au plus tard en même temps que la convocation de l’AG(-15 jours).

Le vote par mail est possible et cela quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’AG est appelée à statuer.

  • Les membres doivent être informés des changements au moins 3 jours avant l’AG : la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.
  • Aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale.
  • Concernant le CA et le Bureau : la présence des membres par visioconférence et la prise de décision par consultation écrite sont possibles, et ce, sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer. Et cela quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer. Les documents et informations demandés par un membre avant l’AG peuvent lui être communiqués par mail.

Questions pratiques

  1. Dans le cadre d’une réunion à distance, comment peut-on procéder au vote ?
  • Lors des réunions physiques, les votes ont lieu à main levée ou par scrutin secret. En réunion par conférence téléphonique ou audiovisuelle, il convient d’adapter l’expression des participants selon leur nombre et la nécessité du caractère secret du vote ou non.
  1. Pendant la crise sanitaire, pouvons-nous faire délibérer notre AG par consultation écrite ?
  • La réponse est oui. Dans sa version initiale, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 ne le permettait pas mais désormais, jusqu’au 1 avril 2021, l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée permet la prise de décision des AG par voie de consultation écrite des membres si ce n’est pas prévu dans les statuts de l’association.
  1. Quels logiciels ou applications puis-je utiliser pour réaliser mon AG par ordinateur ou téléphone ?
  • Pour une conférence téléphonique ou visuelle (même si les statuts ne le prévoient pas), différents logiciels gratuits peuvent être utilisés : Zoom, Skype, Starleaf, WhatsApp...